Интервью Галины Сартан с Анастасией Хрисанфовой
Если еще в марте, когда случилась первая волна всеобщего локдауна, некоторые руководители верили в то, что ситуация разовая, то сейчас уже все понимают – это не так. Пандемия внесла свои коррективы в бизнес, и организация удаленной работы теперь одно из основных направлений деятельности предпринимателей, желающих сохранить свой бизнес.
В сети сейчас много информации о том, как именно необходимо организовать удаленку, как правильно контролировать сотрудников и эффективно управлять ими онлайн. Некоторые советы имеют здравое зерно, но очень много откровенно бесполезной «воды».
Я пригласила дать интервью для своего канала «Не как у всех. Секреты управления персоналом. Интервью с успешными руководителями» Анастасию Хрисанфову, HR-директора с большим опытом работы с разными компаниями.
По роду своей деятельности, Анастасии приходится общаться с большим количеством предпринимателей из самых разных сфер бизнеса. Практически каждый из них столкнулся с теми или иными трудностями при переводе своих сотрудников на онлайн режим работы. В процессе личного общения, Анастасии удалось сформулировать определенные «лайфхаки», помогающие предпринимателям в этом непростом, непривычном для них деле.
Во время нашей беседы мы выделили пять основных приемов удаленного управления сотрудниками, которые можно применить в разных компаниях и на разных уровнях руководства.
Регулярная информация от первого лица
Специалисты, изучавшие вопрос эффективности сотрудников, переведенных на удаленный режим работы, одной из первых причин снижения качества и производительности труда отмечали высокий уровень стресса. Причиной этого стресса сами сотрудники называли состояние неопределенности, непонимание происходящих с их компанией процессов. Не обладая информацией о том, что происходит с компанией, сотрудники не могли адекватно оценить свои собственные перспективы. А это напрямую сказывалось на их моральном настрое и продуктивности.
Как показала практика, снять данное напряжение помогли ритмичные, открытые коммуникации со стороны первого лица (либо первых лиц, топ-менеджмента). Такое открытое, честное общение помогает сотрудникам, находящимся на удаленке быть в контексте происходящего в компании, ощущать свою включенность в процесс.
Кто-то в своей компании организует подобные встречи раз в неделю, собирая определенные отделы. Кому-то удобнее собирать всю компанию раз в месяц. Но в любом случае, необходимо найти оптимальный вариант для встреч подобного рода, чтобы давать людям информацию о том, что происходит вокруг компании, так как это большая зона тревожности.
Не зная, как чувствует себя компания, сотрудники теряют ощущение личной стабильности. Не понимая состояния компании в глобальном плане, сотрудник испытывает стресс на личном уровне. Постоянно задаваясь вопросом; «А будет ли у меня вообще завтра работа?», он заметно теряет и в мотивации, и в продуктивности.
Честная информация о том, что в ближайшее время ожидаются трудности у компании, о том, что будут сокращены определенные статьи расходов, но будут сохранены штат и вознаграждения за проделанную работу, помогает избежать лишних домыслов и предположений, и сконцентрироваться на рабочих моментах. Внутренний ресурс сотрудника будет направлен на эффективное выполнение своих обязанностей, а не на борьбу с возрастающим стрессом.
Быстрая и простая обратная связь
Регулярная обратная связь от сотрудников о том, как они себя чувствуют, что у них происходит вне рабочих встреч, с какими трудностями бытового характера им приходится сталкиваться. Компании, которые заботятся о своих сотрудниках, все чаще внедряют данный инструмент в свою работу. Регулярные личные встречи, интервью, различные IT-решения. Очень простая по форме, очень быстрая обратная связь, которая позволяет руководителю чувствовать пульс команды, понимать, что происходит с людьми, когда ты их не видишь.
Стоит выработать удобный, комфортный для обеих сторон ритм данной обратной связи. Это поможет вовремя выявлять стрессовые ситуация, какие-то травмирующие паттерны, влияющие на сотрудников, оказавшихся в изоляции.
Это очень важный момент для компании, если руководство хочет понимать, как ему работать с командой.
В одной из компаний, с которой работала Анастасия, была гипотеза, что все сотрудники очень хотят вернуться в офис. Быстрый опрос сотрудников помог им понять, что их предположение было неверным. Оказалось, что среди работников есть разные целевые группы: есть люди, которым действительно не хватает офисного пространства, есть и те, кто категорически не хочет возвращаться.
Мотивация у тех и других также оказалась разной. Одним не хватало привычного рабочего уклада, живой коммуникации, кого-то напрягали бытовые проблемы, отвлекающие о работы. Другие же испытывали страх от возвращения в офлайн пространство, отмечали, что наоборот стали работать эффективнее, не отвлекаясь на офисную рутину.
И именно быстрая, простая обратная связь помогла руководителям разработать стратегию наиболее эффективной организации дальнейшей работы, сохранив их мотивацию, избежав ненужных дополнительных стрессов.
Также, стоит обратить внимание на то, что сейчас мотивация меняется очень быстро. Именно поэтому нужно проводить подобные экспресс опросы на регулярной основе.
И важным моментом в получении обратной связи в текущих условиях, будет включение в обратную связь не только вопроса «Что?», но и «Почему?». Это позволит компании выстраивать более правильные сценарии в работе с командами, быть более чувствительными к тому, что с ними происходит.
Синхронизация сотрудников и команд
Регулярная сверка внутри компании по тому, что происходит. В любом удобном, комфортном для компании формате: stand up, короткие телефонные звонки, мини онлайн-сессии по подразделениям и т.п.
Если регулярная открытая коммуникация от первого лица позволяет, прежде всего, понимать общую, скажем так, глобальную ситуацию с компанией, то данный прием позволяет синхронизироваться и понять, какие операционные процессы происходят сейчас в твоем подразделении или в твоей рабочей группе.
Поскольку в офисах, если мы говорим про классический офлайн, решение подобных задач происходит через неформальное общение (кого-то встретил, что-то услышал, быстро собрались на пятиминутную планерку отделом), то в онлайне организовать подобный процесс сложнее. Тем более для многих эта среда незнакома и непонятна.
Многие руководители отмечали, что после внедрения таких регулярных сверок, синхронизаций, первые дни сталкивались с непониманием и сопротивлением со стороны сотрудников. Но спустя пару недель те же работники в обратной связи говорили: «А вы знаете, в этом есть здравое зерно».
Помимо того, что это позволяет синхронизироваться командам, руководители также имеют возможность с каких-то новых сторон увидеть участников процесса, оценить уровень вовлеченности, погруженности и, в принципе, понять реальный объем того, что делает каждый сотрудник в отдельности.
Современным трендом сейчас можно назвать «асинхронную коммуникацию». Этот прием позволяет более гибко настроить сверку процессов, уменьшить формализацию данного процесса. Как пример подобного приема можно привести классический рабочий stand up, когда каждый сотрудник записывает короткое видео о своей работе, направляет его в общий чат и в течение определенного времени все могут ознакомиться с этими видеоотчетами, сформулировать свои вопросы и комментарии. Что важно, в удобном для себя тайминге.
Использование подобного инструмента вносит разнообразие в процесс синхронизации рабочих процессов. Не позволяет утомляемости от однообразных, формальных сверок перейти в критическую фазу. Наоборот, разнообразие используемого инструментария увеличит эффективность деловой коммуникации онлайн. При работе удаленно это очень важно.
Неформальное общение с новичками
Несмотря на все трудности, многие компании даже в сложившихся непростых условиях растут и увеличивают свой штат. Сложно представить, что испытывает новичок, который только присоединился к команде, и он не знает, ни как ваша компания работает, ни какие правила коммуникации в ней существуют. Он ни разу не был в вашем офисе. Если он прошел только дистанционное собеседование, получил удаленно краткую формальную информацию о компании и в режиме видеоконференции познакомился с коллегами – этого будет недостаточно для полной включенности его в работу.
Если не организовать процесс его адаптации, сложно будет говорить о какой-либо эффективности этого нового сотрудника, о его полезности для компании. И вряд ли в этом будет только его вина.
Чтобы процесс адаптации новичка был проще и эффективнее, необходимо туда вводить некие неформальные элементы. Те же самые элементы, которые используются в офлайне, но только с помощью современных онлайн инструментов. Это могут быть встречи с отделом в специальном чате, или вечерние посиделки в zoom-конференции.
Они, конечно, не смогут заменить привычные офлайн приемы адаптации на 100 процентов, но если их игнорировать вовсе, ситуация с вхождением нового сотрудника в команду может заметно усложниться. Поэтому короткие онлайн-встречи с новичками, неформальное знакомство их с теми людьми, с которыми им придется непосредственно коммуницировать по рабочим вопросам – это обязательные моменты. Упускать их не стоит. Тем более, сейчас уже существует огромное количество онлайн-инструментов, которые позволяют комфортно и органично встроить элементы неформального общения в онлайн структуру компании.
Доверительный контакт руководителя с сотрудниками
Еще в начале года сложно было представить себе, чтобы руководитель стал бы звонить своему подчиненному не по рабочему вопросу, а просто, чтобы узнать, как у него дела, как его состояние. Сейчас же, в стремительно изменившихся условиях, все большее количество топовых управленцев отмечают, что такая практика стала для них нормой.
От одного руководителя, с которым работала Анастасия, прозвучал такой лайфхак; «Я начал звонить своим сотрудникам, не в рамках какого-то рабочего процесса, или запланированной рабочей встречи, а на 5-7 минут, просто, чтобы услышать их, узнать, в каком они эмоциональном состоянии, как чувствуют себя».
Для одной компании такой подход является нормальной практикой. Для других может оказаться, что нет. Но найти приемлемый, комфортный для обеих сторон коммуникации способ неформального общения необходимо. Это поможет понимать, чем здесь и сейчас сотруднику можно помочь, в чем стоит поддержать его. Это работает на создание атмосферы эмпатии и доверия, одного из трендов современного управления. Того, о чем многие сейчас говорят.
Как бы то ни было, даже находясь на удалении друг от друга, работая онлайн, мы все равно остаемся в определенных ролях. Сама атмосфера требует оставаться нас в этой роли: руководителя проекта, рядового исполнителя и т.п. Сохранять рамки в общении. И в этих рамках, участвуя в рабочем мероприятии, на планерке или при отчете, сотрудник вряд ли поделиться своими переживаниями личного характера.
Всегда есть какие-то моменты в жизни человека, которые оказывают влияние на его эмоциональное состояние. И как следствие на его продуктивность. Он может поделиться ими только в формате «тет-а-тет». А при отсутствии привычного офисного пространства, сделать это становиться не так-то просто.
И при отсутствии возможности разрядить накопившееся эмоциональное напряжение в разговоре с тем, кому человек доверяет, может привести к неприятным последствиям. Например, сотрудник может просто пропасть. Не выйти на одно, другое совещание. Руководитель может принять решение, что подчиненный просто прогуливает работу, а на самом деле он может лежать с высокой температурой и просто физически не иметь возможности выйти в эфир.
И вместо того, чтобы делать поспешные выводы, простым коротким звонком со стороны руководителя ситуацию можно прояснить и разрешить.
В сложившей современной ситуации принцип «быть рядом» становиться необходимым со стороны управления. Речь здесь не о супердружеских отношениях или безоглядном доверии. Но формирование у сотрудника ощущения того, что по ряду личных вопросов, в решении которых компания может помочь ему, он может обратиться к руководителю — сейчас становиться важным моментом в организации удаленного управления командой.
Итак, мы кратко описали пять важных моментов, которые могут заметно упростить организацию удаленной работы вашей компании, позволят сделать ее более эффективной и продуктивной. Еще раз, для закрепления, обозначим их:
- Регулярная информация от первого лица
- Быстрая и простая обратная связь
- Синхронизация сотрудников и команд
- Неформальное общение с новичками
- Доверительный контакт руководителя с сотрудниками
Более подробно с этими приемами вы можете ознакомиться, посмотрев видео интервью с Анастасией Хрисанфовой, размещенное на нашем YouTube – канале «Не как у всех: секреты управления персоналом», перейдя по ссылке:
А мы, в свою очередь, благодарим вас за уделенное внимание, желаем вам и вашей команде меньше потрясений и больше спокойствия.
