На данные опрос ответили несколько специалистов, в том числе и Галина Сартан, кандидат психологических наук, СЕО компании Katarsis Business Group, эксперт по онлайн-обучению (Москва)
Главное отличие дистанционных совещаний от привычных офисных вижу в том, что их намного проще протоколировать, т.к. они могут быть зафиксированы буквально дословно. Возможен и такой вариант: мероприятие записывается на видео (допустим, в Zoom), которое затем рассылается тем, кто принимал в нем участие или отсутствовал. Важно – донести до всех информацию.
Несомненный плюс онлайн-совещаний, а по сути базовый их инструмент — более подробный сбор мнений участников. Это может быть обратная связь в чате, обсуждение в малых группах и др.
Из минусов – затянутость таких мероприятий. Поэтому когда вы проводите онлайн-встречу, обязательно задавайте ограничения по времени. О том, сколько она будет длиться, сотрудникам должен сообщить помощник директора. Само собой, нужно напомнить всем о том, что совещание записывается, а значит, они обязаны тщательно к нему все подготовить (камеру, доклад, дополнительный визуальный материал, карточки и пр.).
Деловые удаленные мероприятия лучше проводить на интерактивных площадках типа Zoom. Когда сотрудники видят друг друга, они более активно вовлекаются в процесс: высказывают мнения, оценивают выдвигаемые идеи и т.п. Сейчас популярен онлайн-сервис Miro. Его используют для командной работы, в частности, для проведения виртуальных встреч. Свои мнения в ходе обсуждения вопросов участники пишут на карточках. При таком формате встречи отвлечься не получится: нужно следить за дискуссией, быть в теме, что несомненно сказывается на результате.
Обычная практика, когда совещание протоколирует секретарь/помощник директора в ходе проведения мероприятия или более опытный специалист после его окончания — ему для этого представляют запись встречи.
Сейчас секретари часто выступают и как модераторы: распределяют участников по вебинарным комнатам для обсуждения вопросов в малых группах, переводят их на «белую доску», чтобы там они записывали или заполняли подготовленные формы и сохраняли эти данные. Опять же, если ничего из вышеописанного вы делать не умеете, учитесь.
Исходя из своего опыта, могу сказать: чтобы дистанционное совещание прошло эффективно, нужно выполнить несколько пунктов:
- Обеспечить хорошую связь. Если в ходе встречи вам нам придется без конца отвлекаться на то, чтобы восстановить интернет-соединение, то ее едва ли можно будет считать успешной. Лучше всего иметь помощника. Допустим, заместитель генерального директора является модератором совещания. Его помощником может быть секретарь или ассистент, который при возникновении проблем со связью подстрахует его.
- Следить за качеством записи. Увы, зачастую про это забывают, и затем приходится вспоминать, что же было на совещании. Казалось бы, такие мелкие вещи, но они серьезно влияют на качество протоколирования.
- Записывать информацию по существу. Если у вас совещание:
- тактическое — протоколируется то, что надо сделать, — в какой последовательности, кто отвечает за каждое действие;
- стратегическое — записываются все возникающие идеи, выводы и длительность, на которую будет рассчитана выработанная стратегия;
- рабочее (планерка) – фиксируются задания на день и сроки сдачи отчетности. Здесь может использоваться программа Trello: Основные задачи пишут на карточках и отслеживают (передвигают) до той поры, пока они не попадут в разряд выполненных.
